Como Criar uma Lista de Envio no Roundcube Usando Grupos de Contatos

Gerenciar e-mails para um grande número de pessoas pode ser um desafio, mas o Roundcube, nosso webmail padrão na SOLOWEB, oferece uma funcionalidade poderosa para simplificar isso: os grupos de contatos. Com eles, você pode criar listas de envio personalizadas, perfeitas para enviar e-mails para equipes, departamentos ou qualquer conjunto de contatos com apenas um clique.

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Neste tutorial detalhado, vamos guiá-lo passo a passo sobre como criar e utilizar essas listas de envio, otimizando sua comunicação e poupando tempo.

Passo 1: Acessando o Roundcube e a Seção de Contatos

1. Faça login no seu webmail Roundcube. Geralmente, o acesso é feito por webmail.seusite.com.br ou seusite.com.br/webmail. Insira seu endereço de e-mail completo e sua senha.
2. Após fazer login, você verá a interface principal do Roundcube. No menu superior ou lateral, localize e clique na opção “Contatos” (representado por um ícone de agenda ou pessoas).

Passo 2: Criando um Novo Grupo de Contatos (Sua Lista de Envio)

1. Na tela de Contatos, você verá a lista de seus contatos existentes à esquerda e os detalhes do contato selecionado à direita.
2. Para criar um novo grupo, procure por um ícone de “+” ou a opção “Adicionar Grupo” ou “Novo Grupo” no painel de grupos (geralmente à esquerda, acima da lista de contatos). Clique nele.
3. Será solicitado que você digite um nome para o seu novo grupo. Escolha um nome descritivo que identifique claramente a lista de envio, como “Equipe Marketing”, “Clientes VIP” ou “Departamento Financeiro”.
4. Clique em “Salvar” ou “OK” para criar o grupo. O nome do novo grupo aparecerá na sua lista de grupos de contatos.

Passo 3: Adicionando Contatos ao Seu Grupo

Agora que seu grupo está criado, é hora de adicionar os contatos que farão parte da sua lista de envio.

1. Selecione o grupo que você acabou de criar no painel esquerdo. Ao selecioná-lo, a área de contatos mostrará que o grupo está vazio.
2. Você tem duas formas principais de adicionar contatos:
   • Adicionar Contatos Existentes: Se os contatos já estão na sua agenda do Roundcube, clique no ícone “Adicionar Contato” (geralmente um sinal de mais com um ícone de pessoa) dentro da visualização do grupo ou arraste e solte os contatos da sua lista geral para o grupo desejado. Você também pode selecionar múltiplos contatos da sua lista geral (segurando Ctrl/Cmd e clicando) e, em seguida, clicar com o botão direito para ver a opção de “Mover para Grupo” ou “Adicionar ao Grupo”.
   • Criar Novo Contato no Grupo: Se você precisa adicionar um contato que ainda não está na sua agenda, com o grupo selecionado, clique no ícone de “Novo Contato” no painel de contatos. Preencha as informações do contato (principalmente o nome e o endereço de e-mail) e salve. O contato será automaticamente adicionado ao grupo selecionado.
3. Repita este processo até que todos os contatos desejados estejam no seu grupo.

Passo 4: Utilizando Sua Lista de Envio (Grupo)

Com o grupo configurado, enviar e-mails se torna incrivelmente simples:

1. No Roundcube, clique em “Escrever Mensagem” (o botão para compor um novo e-mail).
2. No campo “Para”, “Cc” ou “Cco” (conforme sua necessidade), comece a digitar o nome do grupo que você criou (por exemplo, “Equipe Marketing”).
3. O Roundcube deve exibir o nome do grupo como uma sugestão de preenchimento automático. Selecione o nome do grupo.
4. Ao selecionar o grupo, todos os endereços de e-mail dos contatos contidos nesse grupo serão automaticamente adicionados ao campo.
5. Prossiga com a escrita do seu e-mail normalmente e clique em “Enviar”.

Pronto! Seu e-mail será enviado para todos os membros da sua lista de envio de forma rápida e eficiente.

Dicas Importantes para o Gerenciamento de Grupos:

• Atualize seus grupos regularmente: Mantenha seus grupos atualizados adicionando ou removendo contatos conforme necessário para garantir que suas mensagens cheguem às pessoas certas.
• Use Cco (Com Cópia Oculta): Para listas de envio grandes, especialmente aquelas com contatos externos à sua organização, é altamente recomendável usar o campo “Cco”. Isso garante a privacidade dos e-mails dos seus destinatários, pois um destinatário não poderá ver os e-mails dos outros na lista.
• Organização é Chave: Mantenha seus grupos bem organizados com nomes claros para facilitar a identificação e o uso.

Com a funcionalidade de grupos de contatos do Roundcube, a SOLOWEB oferece mais uma ferramenta para otimizar sua comunicação por e-mail. Se tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda, nossa equipe de suporte está sempre à disposição!